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ペーパーレス会議のメリットについてですが

ペーパーレス会議の一番のメリットは、紙を使わないことで経費が大幅に削減できること。そして、これまで紙の資料作りにかけてきたコピーやホッチキスで止める等の手間にかける人手や手間も削減できることです。が、ペーパーレス会議のメリットは経費削減ばかりではありません。紙の資料の代わりに、ペーパーレス会議ではタブレットを使用することになります。
タブレットを使い慣れるまで、特に年配の世代の方々は少々時間がかかるかもしれませんが、タブレットでは、紙の資料では文字を詰め込みすぎるので読みにくかった、あるいは老眼のため辛かった、という悩みが解決します。また、これも経費の面から白黒コピーにしていたグラフや表もカラーで見ることができるので、わかりやすさがアップします。作成資料の急な変更にも臨機応変に対応できます。
また、ペーパーレス会議をテレビ会議と連動させると、必ずしも出席者が同じ場所に集まる必要がないので、出張経費の大幅な削減も見込めます。そして何より大きいのは、社員が皆ペーパーレス会議に慣れてくると、スムーズな運営により会議時間が短縮されることです。日本の企業では、労働時間のうち会議が占める割合が非常に高いと言われています。会議に費やしていた時間を、企画や営業活動に回せることで企業の業績向上にもつながっていきます。

ペーパーレス会議を導入させる殺し文句

紙の資料から電子の資料へ移行することにより、コスト削減という明確なメリットはあるのですが、それだけで上は柔軟に動いてくれるでしょうか。きっと「頭の隅に置いておく」と、今までのやり方を継続する方が皆のためと思っているかもしれません。確かにそれは一理あります。業務の新しい形を推進することで、一時的に滞る可能性は高いのです。ですが、継続的かつ浸透するならば、ペーパーレス会議は最終的にコスト削減という大きな武器があります。 節約やエコが叫ばれる世です。それなのに今ひとつ導入に後ろ向きなのは何故でしょう。それは提案側も「本当に効果はあるのだろうか?」と心の隅に残っているのだと思います。まずは、具体的な成功例を探し出して、それを分析しましょう。ペーパーレス会議は特に、社員数の多い企業ほどメリットがあります。会議に参加する社員が多ければ多いほど、紙の資料をコピーする量は増えてしまいます。では少ない社員数の企業ではどうか。これは円滑な連絡が期待できます。何故ならば、メール添付も可能ですし、取引先へ出ている社員へも送信することができます。
そうすることで、会議に臨む心構えができるわけです。より生産的な意見を前もって用意することもできますし、会議の質は格段に上がります。ペーパーレス会議を導入させる殺し文句とは、初期投資というデメリットがありながらも、未来を見据えて確実なコスト削減に向け、国際社会にも貢献できる会社としての取り組みの1つとして有効なのです。COP21で決定されたCO2削減案はかなり厳しいです。ペーパーレス会議は紙の生産と廃棄を減少させるため、温暖化対策にも効果はあります。どんな企業でもペーパーレス会議を導入することで、地球温暖化を食い止める取り組みをすることができます。それはグローバルな視点を持った企業として、働きたい人や政府、それに投資家など様々な人に輝いて見える魅力的な取り組みとなるでしょう。

ペーパーレス会議は機密性が高い

会議では紙の代わりにタブレット端末が使われるようになりました。紙の資料を準備するよりもタブレット端末に資料データを送る方が、コスト削減効果が大きいからです。このスタイルは俗にペーパーレス会議と呼ばれています。ただし、ペーパーレス会議をするためには、最低でも会議の出席者の人数分のタブレット端末を用意しなければなりません。
規模が小さい会社にとっては、決して小さくない出費だと言えます。それにも関わらず、ペーパーレス会議が行われているのは、コスト削減効果以外の面も注目されているからです。それはペーパーレス会議のセキュリティのレベルです。会議で使われた資料は処分方法を誤ると、企業が被害を受ける可能性がありました。具体的には企業の情報漏洩です。
重要な会議で使われる資料には、社外に漏らすべきではない情報が含まれています。紙は簡単に持ち運びができる反面、情報漏洩のリスクが大きいという欠点があります。ですが、ペーパーレス会議を実現すれば、その心配は不要になるのです。デジタルデータは期限を設定すると、自動消去することができます。コピーもできないようにすれば、機密性は更に高まります。工夫を施すほど情報漏洩のリスクが低くなるのが、ペーパーレス会議の魅力の1つです。


現状作業の効率化がいまいち進んでいないと感じている企業にはペーパーレス会議の導入を検討してみることをおすすめします。ペーパーレス会議は導入が上手くいけばかなりの業務効率化、さらにはコストの削減が期待できます。これからの企業には欠かせないものとなってくると思われますので、この機会にぜひ前向きに検討してみてください。


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