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ペーパーレス会議にシフト

ペーパーレス会議のメリットは、まず単純に、紙のコストの削減です。1つの会議で使用するコピー用紙の枚数を計算してみてください。それがすっかり不要になるのです。紙資料を作るまでのコストも考えてみましょう。
PC上で作成したデータを「印刷不備・レイアウト調整のためのテスト印刷」「印刷後の製本」「会議前に資料をセッティングする人員」「プリントミスによる再印刷」「会議後の意見を取り入れ再作成した資料の印刷」「インク代」「重要書類廃棄のシュレッダー」など、紙だけのコストどころか、インク、製本材料等の物的コストはもちろん、紙資料を準備・始末するまでの時間や人員コストが大幅に削減できることが分かります。 PC上で作成したデータをそのままメールや共有フォルダなどで会議参加者と共有すれば、これらのコストが一気に不要になります。また、データ作成完了時点ですぐに配布が可能になりますので、会議前より資料を共有することができ、資料を読み解く時間を必要とせず、すぐに内容の濃い会議に入ることができます。
会議終了後の資料の修正もデータ上で行い、会議前と同様にデータで配布することが可能です。ペーパー会議には、紙だけにとどまらないコスト削減が見込めます。どうしても紙が良いという参加者のみ、各自印刷して持ち込むという形からでも構いません。ゆるやかにペーパーレス会議にシフトし、社内コスト削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。


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